Con la legge n. 2 del 28 gennaio 2009, per aziende, professionisti e Pubblica amministrazione è diventato obbligatorio dotarsi della posta elettronica certificata (PEC) per le proprie comunicazioni ufficiali che, attraverso l’utilizzo di questo strumento vedono garantita l’avvenuta consegna della mail, la cui ricevuta ha validità legale (la PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento). In sostanza è stato introdotto un sistema paragonabile alla raccomandata A/R: infatti la posta elettronica certificata (PEC), in combinazione con un certificato digitale (la propria firma digitale), consente di garantire l’identità del mittente, il contenuto della email e l’avvenuta spedizione/ricezione del messaggio.
La PEC, quanto a modalità d’uso da parte dell’utente, non si differenzia da una casella di posta elettronica standard: cambia semplicemente il meccanismo di comunicazione da parte dei gestori preposti alla consegna ed all’invio, che devono essere accreditati presso l’organo pubblico preposto al controllo della posta elettronica certificata, CNIPA – DigitPA, ed il dominio, che deve essere un dominio riservato all’uso della PEC (un dominio PEC non può contenere caselle email non PEC). In pratica, quando si utilizza la PEC, viene fornita al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, quando il messaggio giunge al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con precisa indicazione temporale.
Ogni email PEC viene catalogata con codice identificativo che, per legge, va conservato per 30 mesi. Questo sistema di archiviazione consente la tracciabilità dell’operazione e l’eventuale recupero in caso di smarrimento di una delle ricevute, dei messaggi o degli allegati.
Entro il prossimo 29 novembre, le società di capitali e di persone dovranno comunicare al Registro delle Imprese il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, ci si trova, dunque di fronte alla necessità di ottenere un indirizzo PEC, e, nel vasto panorama di proposte, probabilmente è difficile fare la scelta più corretta.
Nella speranza di sciogliere i vostri dubbi in merito cerchiamo di riassumere i servizi a nostra disposizione che possono distinguersi in 3 macro aree:
- La PEC gratuita, fornita dal governo (PostaCertificat@):
può essere utilizzata solo per le comunicazioni con le Pubbliche Amministrazioni;
ogni cittadino italiano (anche residente all’estero, ha diritto ad una casella gratuita PostaCertificat@. - La PEC gratuita, fornita da ordini professionali ed altre associazioni accreditati presso l’organo pubblico di controllo della PEC:
può essere utilizzata per le comunicazioni con le Pubbliche Amministrazioni e per comunicazioni con altre caselle PEC;
ha alcuni limiti legati alla dimensione della casella di posta, all’impossibilità di scegliere un proprio dominio per il servizio ecc. - La PEC commerciale, fornita da operatori del settore accreditati presso l’organo pubblico di controllo della PEC:
può essere utilizzata per le comunicazioni con le Pubbliche Amministrazioni e per comunicazioni con altre caselle PEC;
fornisce servizi aggiuntivi (a seconda della scelta) quali funzionalità antivirus e antispam, servizio di notifica con Sms, maggior spazio a disposizione per la propria casella ecc.